Datenschutzmanagement

Halten Sie durch die Einführung eines Datenschutzmanagementsystems schnell und unkompliziert gesetzliche Vorgaben ein. Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung mit der DSGVO. Setzen Sie bei der Umsetzung eine strukturierte Vorgehensweise ein.

Frank Wassong und ein Teammitglied im Gespräch.

Datenschutzmanagement

Erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes.
Implementieren Sie ein bedarfsgerechtes Managementsystem.
Schützen Sie die Persönlichkeitsrechte von Betroffenen.
Nutzen Sie unsere strukturierte Vorgehensweise.
Profitieren Sie von unserem fachlichen Know-how.
Setzen Sie auf unsere Managementqualitäten.

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Ist Ihr Umgang mit personenbezogenen Daten DSGVO-konform?

In einer zunehmend digitalisierten und von Daten überfluteten Geschäftswelt entwickelt sich der Datenschutz mehr und mehr zu einem kritischen Erfolgsfaktor. Wer datenschutzrechtliche Anforderungen nicht erfüllen kann, riskiert schließlich teure Abmahnungen, schmerzhafte Bußgelder und existenzbedrohende Reputationsschäden. Angesichts einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und der enormen Menge der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten erweist sich die Sicherstellung des Datenschutzes jedoch als äußerst komplexer, nie endender Prozess.

Bei der Bewältigung dieser Herausforderung stehen Ihnen erfahrene Berater unterstützend zur Seite. Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Datenschutzmanagementsystem etablieren und effektiv einsetzen können. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere datenschutzrelevante Gesetze einhalten, Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen und die Beeinträchtigung personenbezogener Daten verhindert wird.

Frank Wassong bei der Arbeit - certmobile office

Wichtige Bestandteile eines
DatenschutzmanagementsystemsDatenschutzmanagement -systems

Umfassende Datensicherheit lässt sich nur erreichen, wenn das
DatenschutzmanagementsystemDatenschutzmanagement -system
alle relevanten Informationen erfasst und auf verschiedenen Unternehmensebenen wirkt. Benötigt wird daher ein mehrschichtiges Managementsystem, das folgende Bestandteile enthält:

Beschreibungen der Arbeitsplätze (Software, Zugänge usw.)
Beschreibungen der Arbeitsabläufe
Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten
Dokumentation von Datenflüssen
Festlegung von Verantwortlichkeiten
Erstellung von Löschkonzepten

Behandlung von Auskunftsersuchen
Risikobeurteilung und -behandlung
Datenschutzfolgeabschätzung
Handhabung von Datenschutzvorfällen

Phasen einer Datenschutzmanagement-Implementierung

In fünf Schritten zu einem wirkungsvollen Datenschutzmanagementsystem

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung haben wir ein Umsetzungskonzept entwickelt, das ein strukturiertes Vorgehen bei der Implementierung eines Datenschutzmanagementsystemssicherstellt. Damit lässt sich jedes Projekt in die folgenden fünf Phasen gliedern:

1. Vorbereitung

Projektfeinplanung
Technische Installation der Software
Stammdatenaufnahme

2. Initiierung

Qualifizierung der Beteiligten
Projektmarketing

3. Durchführung in 3 Stufen

Stufe 1

Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten
Technische und organisatorische Maßnahmen
Dokumentenmanagement

Dokumentation der Wiederanläufe für jedes Gerät

Stufe 2

Schutzbedarfsfeststellung
Risikobewertung, -analyse und -behandlung
Datenschutzfolgeabschätzung

Stufe 3

Aufgabenmanagement
Datenschutzvorfallmanagement
Berichtswesen
Betroffenenrechte

4. Inbetriebnahme

Integration in den Tagesablauf

5. Abschluss

Projektabnahme

Unverzichtbares Rahmenwerk: Das Datenschutzmanagementsystem

Für ein Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, ist die Einführung eines Datenschutzmanagementsystems in den meisten Fällen unverzichtbar. Hierbei handelt es sich um ein Rahmenwerk, das die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen soll. Durch die Kombination von technischen und organisatorischen Maßnahmen wird unter anderem erreicht, dass sämtliche Datenflüsse im Unternehmen sauber dokumentiert sind und sich bei Bedarf nachvollziehen lassen. Zudem soll gewährleistet werden, dass Verantwortlichkeiten geregelt und zuständige Mitarbeiter über alle relevanten Rechtsvorschriften informiert sind.

Effektiv kann ein Datenschutzmanagementsystem aber nur dann sein, wenn das betreffende Unternehmen es nicht als Projekt, sondern als langfristigen Prozess ansieht. Relevante Informationen müssen fortlaufend dokumentiert und Datenbanken regelmäßig aktualisiert werden. Tools wie die Software INPRIVE® unseres Partners CONTECHNET können bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen.

INPRIVE® von CONTECHNET

Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten
Branchenspezifische Verarbeitungsverzeichnisse
Excel- und CSV-Import bestehender Verarbeitungen
Erzeugung von gesetzlich geforderten Berichten
Mandanten- und Mehrplatzfähigkeit
Zentrales und integriertes Risikomanagement
Leichte und strukturierte Beantwortung von Auskunftsersuchen

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Bei der Einrichtung eines Datenschutzmanagementsystems setzen wir vorzugsweise auf die Software INPRIVE® der CONTECHNET Deutschland GmbH. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu dokumentieren, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Datenschutzfolgeabschätzung?

Artikel 35 der Datenschutz-Grundverordnung legt fest, dass eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) durchgeführt werden muss, wenn die Verarbeitung von Daten ein hohes Risiko für die Grundrechte anderer Personen nach sich zieht. Dieses Risiko muss im Rahmen der DSFA analysiert und so weit wie möglich gemindert werden.

Wie unterscheiden sich Datenschutz und Informationssicherheit?

Beide Konzepte verfolgen unterschiedliche Ziele: Während der Datenschutz die Persönlichkeitsrechte von Personen schützt, sorgt die Informationssicherheit für den Schutz von Unternehmenswerten.

Welches Ziel hat die DSGVO?

Ziel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist es, die Persönlichkeitsrechte von Betroffenen zu schützen. Es fungiert als Auffanggesetz, das den Datenschutz in Bereichen regelt, die in anderen Gesetzen nicht berücksichtigt werden oder in denen die Regelungen unzureichend sind.

Welche Bestandteile hat die DSGVO?

In der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat der Gesetzgeber festgeschrieben, wie personenbezogene Daten rechtssicher verarbeitet werden können. Insgesamt besteht die DSGVO aus elf Kapiteln. Darin werden unter anderem die Grundsätze der Datenverarbeitung, Einwilligungsbedingungen, Betroffenenrechte, die Regelung von Verantwortlichkeiten, die Datenübermittlung ins Ausland, zuständige Aufsichtsbehörden, Sanktionen und Vorschriften für besondere Verarbeitungssituationen thematisiert.

Was bietet ein DSGVO-Management-Tool?

Ein DSGVO-Management-Tool schafft Strukturen, die für die Dokumentation eines Managementsystems benötigt werden. Wer ein solches Tool einsetzt, muss keine Strukturen aufbauen und kann sofort mit der Datendokumentation starten. Auf diese Weise lässt sich eine Menge Zeit sparen.

Wo und wie ist der Datenschutz gesetzlich geregelt?

Der Datenschutz wird an unterschiedlichen Stellen in fast allen Gesetzen geregelt. Ein Beispiel dafür stellt das Kunsturhebergesetz (Recht am Bild) dar. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schließt als Auffanggesetz alle Lücken, die andere Gesetze nicht abdecken.

Welche Gesetze gelten speziell für mein Unternehmen?

Diese Frage kann pauschal nicht beantwortet werden. Für unterschiedliche Unternehmen gelten schließlich verschiedene Gesetze, die datenschutzrelevante Vorgaben enthalten können. Welche Gesetze berücksichtigt werden müssen, hängt von mehreren Faktoren wie der Branche, der Tarifgebundenheit oder der Unternehmensform ab.

Wann dürfen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden?

Daten dürfen immer dann genutzt werden, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat oder wenn eine Rechtsvorschrift oder ein Gesetz die Verarbeitung ausdrücklich erlaubt oder vorschreibt.

Welche Pflichten haben Unternehmen und IT-Verantwortliche?

Verantwortlich für die Einhaltung von Datenschutzgesetzen ist grundsätzlich die Unternehmensleitung. Diese hat die Pflicht für die Erstellung und Aktualisierung eines Verarbeitungsverzeichnisses zu sorgen und eine durchgängige Dokumentation zu führen.

Welche technischen Vorgaben müssen eingehalten werden?

Die DSGVO macht keine konkreten Angaben zu technischen Anforderungen, empfiehlt aber die Umsetzung verschiedener Maßnahmen. Dazu zählt beispielsweise der Einsatz von Firewalls, Virenschutzprogrammen, Verschlüsselungssoftware, Protokollierungssystemen oder Zutrittskontrollen.